للاقتباس شروط وقواعد عديدة، على الباحث التماسها ومراعاتها:
3-1-شروط الاقتباس: وينبغي على الباحث مراعات الشروط التالية :
ينبغي أن يحقق التوازن فلا سوف يسرف في النقل من المصادر الأخرى لأن الاقتباس الزائد يضعف البحث ولا يعطي فكرة واضحة عن حجم الجهد الذي يبذله، كما أن انعدام البحث من الاقتباس يقلل من جودته وقيمته العلمية، فيكون ليس له معنى؛
على الباحث وضع بصمته في البحث العلمي فيحرص على إبراز شخصيته فيما ينقل سوءا بالتحليل أو التعليق أو النقد أو الشرح، حيث أنه من البديهي أن لا يقتبس كل ما يصادف، كما لا يشترط أن يتفق مع كل ما يقرأ؛
على الباحث مراعاة جانب التطابق بين موضوع البحث والاقتباس؛
يجب على الاقتباس أن يكون مبررا بمعنى وجود مناسبة تستدعي الاقتباس، أي أن الباحث كان يحتاج إلى اقتباس فقرة أو جملة لدعم فكرته أو تعزيز موقفه؛
أن يتحمل مسؤولية كل ما يقتبسه ويراعي اتفاقه مع الواقع والمنطق والتفكير العلمي المنظم وفي حالة اضطراره لنقل مع تعارضه فليلحق ذلك بتعليق؛
أن يدرك أن التوثيق يمثل حماية له، فيما لو كان هناك خطأ في رقم أو إحصائية ، معلومة ما فإن التوثيق يغفي الباحث عن تحمل المسؤولية؛
إلى المصدر الأصلي كلما كان ذلك ممكنا، مثل المصدر (أ) اقتبس من المصدر (ب)، فإذا كنت تعد بحث (ج)، وتريد الاقتباس من (ب) التي اقتبس منها (أ) ، في هذه الحالة يفضل الرجوع إلى المصدر (ب) نفسه ولو تعذر ذلك ، تتم الإشارة إلى المصدر (ب) ورد ضمن المصدر (أ) وبذلك تخلى مسؤوليتك؛
الالتزام بقواعد كتابة المراجع؛
أن يتم نسبة المادة القديمة إلى صاحبها، وإيراد المعلومة البيليوغرافية الكافية التي تدل على تلك المادة، وتساعد على الوصول إليها؛
الحفاظ على أفكار المؤلف الأصلي، وعدم تحريفها أو تشويهها؛
الالتزام بمبدأ حيادة وعدم التحيز إلى أفكار أو معتقدات معينة ويمكنه عند الحاجة أن يورد أفكار المؤلف الأصلي، وينقدها أو يحللها أو يندها؛
عند إضافة فقرة من قبل الباحث إلى ما اقتبسه فيتم تمييز تلك الإضافات بوضعها بين أقواس كبيرة [ ] حتى يتمكن القارئ أن يميز تدخل الباحث في النص الأساس؛
في حالة النقل المباشر وأراد أن يحذف من الفقرة التي يقتبسها بعض الكلمات أو الجمل التي يرى عدم أهميتها في بحثه، حيث لا يضر الحذف المعنى التي قصدها المؤلف؛
فيما يتعلق بالاقتباس فإن هناك عددا من النقاط التي يجب الالتفات إليها أثناء القيام بهذه العملية :
ينبغي الالتفات إلى ضرورة الانسجام بين ما أقتبس وما سبقه، وما يليه بحيث لا يبدو المقتبس متنافرا أو منحازا مع ما قبله وما بعده؛
عدم الإكثار من الاقتباس بحيث لا تضيع شخصية الباحث بين الاقتباسات وأراء الأخرين؛
الاقتباس الحرفي يوضع بين قوسين لتمييزه عن بقية عبارات الباحث؛
من الأفضل ان لا يتجاوز الاقتباس الحرفي ستة أسطر ،فإذا تجاوز هذا الحد فمن المفضل صياغة المقتبس بأسلوب الباحث، مع الإشارة إلى المصدر حسب الأصول؛
في حالة الاقتباس وقيام الباحث بحذف بعض العبارات، عليه أن يضع مكان الكلام المحذوف ثلاث نقاط، وإذا أراد الباحث أن يصحح كلاما مقتبسا، أو يضيف إليه كلمة، فيمكنه إجراء ذلك بوضع تصحيح أو الإضافة إذا كان لا يتجاوز سطرا واحدا بين قوسين؛
الدقة في إختيار المصادر المقتبس منها: وذلك بأن تكون مصادر أولية في الموضوع جهد الطاقة، وأن يكون مؤلفها ممن يعتمد عليهم و يوثق بهم؛
الدقة في النقل: فينقل النص المقتبس كما هو، ويراعي الباحث في ذلك قواعد التصحيح أو الإضافة، وتلخيص الأفكار أو الحذف من النص المقتبس؛
حسن الانسجام بين ما يقتبس الباحث وما يكتبه في قبل النص المقتبس وما يكتبه بعده؛
عدم الإكثار من الاقتباس، فكثرة وجوده في غير موضعه يدل على عدم ثقة الباحث بأفكاره وأراءه، فعلى الباحث ألا يقتبس إلا لهدف واضح، وأن يحلل اقتباساته بشكل يخدم سياق بحثه وأن ينتقدها إذا كانت تتضمن فكرة غير دقيقة أو مخالفة للحقيقة؛
وضع الاقتباس الذي طوله ستة أسطر فأقل في متن البحث بين علامتي الاقتباس وإلا فيجب فصله وتمييزه عن متن البحث بتوسيع الهوامش المحاذية له يمينا ويسارا، ويفصله عن النص الذي قبله وبعده بمسافة أكثر اتساعا مما هو مبين بين أسطر البحث أو بكتابة النص المقتبس بنمط أصغر من نمط كتابة البحث أو بذلك كله؛
طول الاقتباس المباشر في المرة الواحدة يجب ألا يزيد عن نصف صفحة؛
اقتباس الباحث مباشرة لا يجوز أن يكون حرفيا إذا زاد عن صفحة واحدة بل عليه إعادة صياغة المادة المقتبسة بأسلوبه الخاص وأن يشير إلى مصدر الاقتباس.
3-2- قواعد الاقتباس: الاقتباس يعتبر من المفردات المهمة في كتابة الابحاث وحيث ان الرجوع إلى ما هو متوفر من افكار واراء ودراسات وابحاث ومعلومات والاستعانة بأفكار الاخرين يعزز من عملية البحث العلمي ويزيد من المعرفة العلمية المتراكمة لذلك فان اقتباس هذه المعرفة العلمية سواءا كان الاقتباس حرفيا ام لا يظهر في كتابة اغلب التقارير وعلينا في هذا البحث الحديث عن الطرق الملائمة والصحيحة للاقتباس وكذلك الحديث عن القواعد والانظمة التي يجب ان يراعيها الباحث في عملية الاقتباس ولذلك على الباحث اقتباس ذلك الجزء من المعرفة العلمية الموجودة بما يتلاءم مع موضوع البحث والهدف من ذلك البحث وكذلك يعتمد على الخلفية العلمية المستخدمة لدراسة وتحليل ذلك الموضوع ؛
لذا على الباحث ضرورة التقيد بقواعد الاقتباس وهي كما يلي :
الأمانة العلمية وتعني ضرورة الإشارة إلى المصادر التي تم الاقتباس منها؛
الدقة وتعني عدم تشويه المعنى بالحذف أو الإضافة؛
الموضوعية في الاقتباس وتعني عدم اقتصار الاقتباسات على ما يؤيد رأي الباحث وإهمال المصادر التي تختلف مع وجهة نظر الباحث؛
الاعتدال في الاقتباس ويعني إلا يصبح البحث مجرد اقتباسات من الآخرين دون المساهمة في البحث؛
مراعاة القواعد الشكلية في الاقتباس والتوثيق؛
تجنب الحشو الزائد وإقحام الأفكار المقتبسة في الحث لسبب أو لآخر؛
تجنب الاقتباس من مصادر غير موثوقة؛
الاعتدال في عملية الاقتباس وتعني أن لا تصبح الدراسة أو يصبح البحث مجرد اقتباسات من مصادر مختلفة بحيث يندثر أو ينعدم الجزء الاساسي في البحث من مساهمة الباحث في عملية الدراسة و التحليل .
أما قواعد الاقتباس منقول حرفيا: ويشمل العناصر التالية :
ينبغي أن يكون قصيرا و أن لا يتعدى الصفحة الواحدة؛
يفضل أن يدمج الاقتباس بأقصى درجة ممكنة في النص حتى يتحقق التسلسل المنطقي، مع العلم أن الاقتباس ليس مجرد سلسلة من جمل وتعبيرات وأفكار الآخرين فالباحث الجيد يستطيع أن يتناول الاقتباس ضمن أسلوبه الخاص في صياغة أفكار البحث بحيث لا يظهر الاقتباس خارج السياق التعبيري أو الأسلوبي للباحث حتى تبرز شخصية الباحث وجهده العلمي في البحث؛
وضع الاقتباس بين قوسين وترقيمه ومن ثم الإشارة إليه في الهامش كذكر الرقم، اسم المؤلف، واسم الكتاب، دار النشر وعاصمة النشر، سنة النشر، والصفحة المنقول منها الاقتباس.